Ako Napísať List Pre Každú Príležitosť

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-16 20:43

Časy, keď písanie listov bolo preferovaným komunikačným prostriedkom medzi obchodnými partnermi, rodinou, priateľmi a milenkami, preškrtnutými hviezdičkami, sú preč. Slimáková pošta môže byť z veľkej časti minulosťou, ale rozhliadnite sa okolo svojho moderného životného štýlu a uvidíte, že umenie písaného slova nie je ani zďaleka mŕtve. Je pravdepodobné, že veľkú časť svojho osobného i profesionálneho života strávite komunikáciou vitextu alebo e-mailu. Stále existujú scenáre, ktoré volajú po staromódnom formáte listu (aj keď je väčšia pravdepodobnosť, že ho pošlete prostredníctvom internetu) na ňu plesknúť pečiatku). Komunikácia je rozhodujúca pre každú interakciu a znalosť správneho tónu v písomnej korešpondencii je základnou zručnosťou, či už píšete milostný list alebo list o rezignácii. Aby sme vám pomohli udržať sa na správnej ceste, pripravili sme tohto sprievodcu, ako písať listy pre každú situáciu.

Definujte svoj účel a publikum

Predtým, ako budete môcť priložiť pero k papieru - alebo lepšie povedané, prsty ku klávesnici -, venujte nejaký čas premýšľaniu, čo presne chcete svojim listom dosiahnuť. Nehovorili by ste so svojím šéfom rovnako, ako by ste hovorili so svojou polovičkou, takže by ste im nemali písať rovnako. Zhromaždite svoje myšlienky skôr, ako začnete písať, a položte si niekoľko jednoduchých otázok:

Komu píšem?

Poznáte osobu, s ktorou si píšete, alebo to bude vaša prvá komunikácia s ňou? Spôsob, akým spolu komunikujeme, sa prirodzene mení, čím viac sa stávame známymi, takže predtým, ako začnete, uistite sa, že ste zhodnotili svoj vzťah s osobou, s ktorou si píšete. To vám pomôže vyhnúť sa tomu, aby ste sa zdali byť pre danú situáciu príliš príležitostná alebo príliš strohá.

Čo sa snažím dosiahnuť?

Naväzujete na pracovný pohovor alebo píšete prázdninový list svojej rodine? Rovnako ako záleží na vašom vzťahu k príjemcovi vášho listu, záleží aj na kontexte, v ktorom ho píšete. Vždy by ste si mali byť istí, že profesionálna komunikácia je práve táto - profesionálna - aj keď máte priateľstvo so spolupracovníkom alebo obchodným partnerom, s ktorým si píšete. Myslite na profesionálnu komunikáciu ako na súčasť svojho celkového profesionálneho profilu. Vo svojom profile na LinkedIn by ste nechceli lenivý, hrubý alebo príliš príležitostný e-mail svojmu kamarátovi v účtovnom oddelení, takže by ste ho nemali chcieť ani vo svojej pošte na odoslanie. Opak je tiež pravdou; Ak píšete ďakovný list vášmu malému miláčikovi, posledná vec, ktorú chcete urobiť, je zvuk, akoby ste organizovali obchodné stretnutie. Majte na pamäti svoj cieľ, keď vypracúvate svoj list a vžijete sa do kože príjemcu.

Mám všetky informácie, ktoré potrebujem na komunikáciu?

To je obzvlášť dôležité v obchodnej komunikácii. Väčšina z nás bola na konci dlhého sledu e-mailových správ, pretože odosielateľ nemal všetky fakty v poriadku, kým klikli na tlačidlo Odoslať. Nebuď ten, kto pošle päť e-mailov, keď by jeden urobil. Táto dezorganizovaná e-mailová etiketa s prúdom vedomia sa javí ako prinajlepšom dráždivá, v najhoršom prípade vyslovene mätúca a neprofesionálna. Ak máte pri písaní k dispozícii veľa dôležitých informácií, zapíšte si rýchly zoznam s odrážkami a všetko, čo potrebujete sprostredkovať, aby ste sa pred odoslaním ubezpečili, že ste všetko pokryli.

Nájdite si čas na formátovanie

Formátovanie je vo formálnej komunikácii kritické, a to tak z hľadiska profesionálneho prezentovania, ako aj z logického hľadiska. Pri komunikácii s firmami, organizáciami alebo spolupracovníkmi máme tendenciu pracovať rýchlejším tempom, pretože táto komunikácia prebieha v obmedzenom čase. Je preto dôležité, aby ste svoj názor dostali rýchlo a jasne - čo je pri formátovaní oveľa jednoduchšie.

Ako písať profesionálny list

Sprievodný list; Výpoveď; Odporúčací list; Odporúčací list, úrok alebo zámer, atď

Pravdepodobne ste oboznámení so štandardným formálnym rozložením listov, aj keď ste ho sami nenapísali. Väčšina firiem a organizácií sa riadi týmto formátom, pretože je ľahko rozpoznateľný a snímateľný. Šablóny formálnych listov sú široko dostupné a sú obsiahnuté vo väčšine programov na spracovanie textu. Môžete si tiež zvoliť vytvorenie vlastnej od nuly alebo prispôsobenie šablóny listu pre opakované použitie. Pri písaní a formátovaní formálneho listu nezabudnite na niekoľko dôležitých vecí:

1. Používajte názvy. Ak posielate interný e-mail spolupracovníkovi alebo členovi tímu, je pravdepodobné, že ich oslovíte krstným menom, ale keď komunikujete s obchodným, organizačným alebo profesionálnym kontaktom mimo spoločnosti alebo vyššie spoločnosti, nikdy by ste ich nemali oslovovať iba krstným menom.

2. Vyhýbajte sa neformálnym pozdravom. Začnite svoj list výrazom „Milý …“(nepoužívajte výraz „Ahoj“, „Dobrý deň“alebo iný podobný pozdrav) a adresujte príjemcovi jeho meno a celé meno alebo priezvisko (napríklad: „Vážený pán. John Smith, “alebo„ Vážený Dr. Johnson “). Ak ešte nemáte kontakt na organizáciu, ktorej píšete, pozrite sa na web a zistite, či nájdete meno a titul príslušnej osoby. Ak nenájdete meno jednotlivca, adresujte ho príslušnému oddeleniu alebo skupine (napr. „Dear The Manual Staff“alebo „Drahý redakčný tím“). Ak absolútne neviete určiť správnu osobu alebo oddelenie, na ktoré sa máte obrátiť, môžete použiť výraz „Koho sa to môže týkať“. Pamätajte však, že to pravdepodobne znamená, že váš list bude po príchode musieť byť zaslaný správnym ľuďom, čo by mohlo mať za následok oneskorenú odpoveď.

3. Uveďte dátum. Ak bude váš list obsiahnutý v tele e-mailu, váš e-mailový klient ho opečiatkuje dátumom a časom, ale ak list posielate ako prílohu alebo poštou, dátum vám bude uvedený v hornej časti. a príjemca sledujú správny čas na ďalšie sledovanie.

4. Uľahčite si kontakt s vami. Nezabudnite uviesť svoje meno (meno a priezvisko vrátane preferovaného titulu) a kontaktné údaje. Ak posielate fyzický list alebo digitálnu kópiu naformátovaného listu, uveďte v hornej časti svoju adresu a telefónne číslo, aby bol príjemcovi okamžite prístupný. Pri odosielaní e-mailov si môžete myslieť, že vaša e-mailová adresa v poli „Od“je dostatočná, ale pravdou je, že neviete, ako môže váš príjemca radšej s vami nadviazať kontakt. Vytvorte profesionálny e-mailový podpis, ktorý bude obsahovať vaše telefónne číslo, adresu a všetky príslušné profily sociálnych sietí, kde vám bude príjemné byť kontaktovaný.

5. Používajte formálny jazyk. Okrem zrejmého vynechania bláznov alebo príliš ležérneho jazyka to znamená aj nepoužívanie kontrakcií (napr. „Nebudem tam na schôdzke tohto štvrťroku“na rozdiel od „nebudem tam“).

6. Nepochovaj lede. Profesionálna komunikácia vyžaduje efektívnosť, takže sa ubezpečte, že sa dostanete k hlavnému bodu svojho listu čo najrýchlejšie. Lepšie je, aby bol váš list výstižnou polovičnou stránkou, ako sa ho snažte roztiahnuť na celú stránku s výplňou.

7. Korektúra, potom korektúra znova. Programy ako Microsoft Word majú zabudované kontroly pravopisu a gramatiky a tieto by mali byť vždy vašou prvou kontrolou korektúry. Často dokonca ponúknu návrhy, ako urobiť váš list výstižnejším a presnejším, čo je obrovská pomoc pri písaní formálneho listu. Existujú aj online nástroje, ako je Grammarly, ktoré vám môžu pomôcť s počiatočnou korektúrou. Nezastavujte sa však pri jednom prechode kontrolou pravopisu; mali by ste si tiež prečítať celý svoj list, aby ste zistili chyby. Tip pre profesionála: Prečítajte si nahlas svoj list alebo si ho prečítajte dozadu (od posledného slova po prvé), aby vám pomohli zachytiť preklepy alebo zvláštne frázy. Ak je to niečo životne dôležité, zamerajte sa tiež na to.

8. Buďte láskaví, ale profesionálni. Určite nechcete uzatvárať list klientovi srdečným nápisom „Milujem ťa!“ale to neznamená, že musíte byť chladní a sterilní. Záverom vášho listu sú bližšie slová (ktoré sa v kruhoch slovných spojení objavujú ako výroky), ako napríklad „láskavé pozdravy“, „ďakujem vám za váš čas“, „s úctou váš pozdrav“alebo „všetko najlepšie“, ktoré dodajú listu teplo, bez prekročenia akýchkoľvek hraníc.

9. Napíšte to. V dnešnom svete to nejde obísť: Ak napíšete formálny obchodný list, budete vyzerať neprofesionálne. Príjemný je aj tlač obálky, než jej adresovanie rukou.

10. Odolajte nutkaniu byť kreatívny. Nepokúšajte sa zvýrazniť svoje písmeno šialenými farbami alebo efektnými písmami. Sme radi, že sa cítite umelecky, ale profesionálna korešpondencia nie je zvyčajne vhodný čas ani miesto. Držte sa štandardov, ako je Times New Roman a obyčajný čierno-biely.

Ako písať osobný list

Milostný list, Ďakovný list, Ospravedlňujúci list atď

Osobné listy sú miesta, kde môžete len málo natiahnuť krídla a nechať tiecť tie tvorivé šťavy. Aj keď osobné dotyky pravdepodobne ocenia špeciálne dotyky, stále musíte mať na pamäti určité pokyny.

1. Nebuďte príliš struční. Nechcete sa donekonečna túlať po troch stránkach, kým sa dostanete k jadru svojej správy, ale je pekné zahrnúť neformálny rozhovor do osobného listu, aby ste príjemcovi ukázali, že ste sa s nimi spojili ešte chvíľu. Ak ste s príjemcom doposiaľ nerozprávali, doplňte ich vo svojom živote a opýtajte sa ich na ich. Ak im za niečo ďakujete, urobte pár radov, aby ste vysvetlili, čo to pre vás znamenalo. V závislosti od kontextu môže byť dokonca príjemné pridať do listu trochu humoru.

2. Použite neformálny pozdrav. Rovnako ako je čudné začínať list svojmu šéfovi „Yo Ted“, je rovnako čudné začínať list svojej mame „Vážená pani Carol Jacksonová“. Je úplne vhodné osloviť adresáta osobného listu krstným menom - alebo dokonca prezývkou, ak ste si obzvlášť blízki - a začať s neformálnejším pozdravom ako „Ahoj“namiesto „Drahý“, ktorý by ste mali používať v profesionálnej komunikácii.

3. Osvojte si tvorivosť bez straty čitateľnosti. Tieto funky písma a hlasné palety farieb, ktoré ste nemohli použiť v poslednom obchodnom liste, sa môžu vo vašich osobných listoch nájsť domov. Aj keď nechcete ísť tak ďaleko, aby sa váš list zmenil na tajomnú zmes mikroskopického písma a farieb, ktoré by vám pútali oči, je úplne v poriadku, že svojho profesionála vytriasnete a užijete si viac zábavy. Ak posielate listový visnail poštu, jeho písanie staromódnym spôsobom je príjemným dotykom za predpokladu, že váš rukopis nebol rozšírený na pokazené slepačie škrabance vďaka rozšíreniu technológie.

V čase, keď sa zdá, že by každý uprednostňoval rozposielanie trojslovných textov v rámci akejkoľvek rozšírenej komunikácie, môže byť redakčný list odstrašujúci alebo dokonca zastrašujúci. Ak však budete postupovať podľa týchto pokynov, bude váš písomný dopis vhodný pre každú situáciu.